Wer langfristig mit denselben Tools und (Speicher-)Plattformen arbeitet, muss lernen, mit der abgelegten Datenmenge zu haushalten: Wie viel Speicherplatz bietet meine Plattform? Wie kann ich Daten verkleinern? Und wie bringe ich grosse Dateien zu weiteren Personen? Dieser Blogbeitrag beantwortet als «Refresher» und Einstieg diese Fragen kurz und bündig für zentrale Bildungsapplikationen der PHBern. Wer mehr wissen will zum Thema Daten konvertieren sowie Medien nutzen und teilen findet weitere Informationen auf der Ideencloud der DigiLeB. 

Wie viel Platz habe ich? Speichervolumen der Plattformen 

Der individuelle Speicherplatz auf Cloud-Plattformen ist meistens limitiert. Hier ein Überblick über an der PHBern häufig genutzte Plattformen: 

Cloudspeicher PHBern:

Cloudspeicher Privat:

Wie reduziere ich die Gesamtspeichergrösse? Löschen und Konvertieren 

Die einfachste und beste Möglichkeit, nicht an die Grenzen des Speichervolumens zu gelangen: Löschen nicht mehr benötigter Dateien. Das scheint trivial, wird aber im digitalen Raum gerne vernachlässigt: Mehr oder weniger regelmässiges «Ausmisten» spart Speicher (und oft auch Kosten). 

Selbst wer regelmässig aufräumt, sollte sich aber auch beim Hochladen auf eine Plattform überlegen: Ist meine Datei nur so gross, wie sie sein muss? Dateien können und sollten vor dem Hochladen auf eine Plattform konvertiert, also in ein anderes, platzsparendes Dateiformat überführt werden. Herausfordernd ist hierbei, das Gleichgewicht zwischen der kleinsten Dateigrösse und einer akzeptablen Qualität zu finden. Im Folgenden einige Empfehlungen für Software zu den verschiedenen Dateitypen:  

• Zur Videokonvertierung ist HandBrake eine geeignete freie Software für Windows, Mac und Linux (für die PHBern via "Software Center" unter Windows installierbar): Videodateien oder DVDs ohne Kopierschutz können damit in ein MP4 umgewandelt werden.  
• Für die Audiokonvertierung auf Windows, Mac und Linux, eignet sich die freie Software Fre:ac (für die PHBern via "Microsoft Store" installierbar): Der CD-Ripper und Audiokonverter Fre:ac kann Audiodateien passend für Endgeräte in der Regel als MP3 aufbereiten, Audio-CDs auslesen oder die Tonspuren aus Videodateien extrahieren.  
• Beim Konvertieren von Bilddateien ist für gewöhnliche Bilder das Ziel-Format JPEG empfehlenswert. Dies kann unter Windows mit dem Programm "Paint" (vorinstalliert) geändert oder bei macOS mit der Vorschau-App umgewandelt werden.     
  Ist kein Bildbearbeitungsprogramm auf dem Computer installiert, können die Dateien im Webbrowser mit einem Onlinedienst wie bspw. Photopea gewandelt werden, 

Ausführliche Informationen zu den verschiedenen Dateitypen und deren Konvertierungsmöglichkeiten finden sich unter https://digileb.phbern.ch/daten-konvertieren/.  

Wie teile ich grössere Dateien?  

Gerade Video- und Audiodateien sind oft sehr gross. Um auf Plattformen wie SWITCHportfolio oder ILIAS Speicherplatz einzusparen, können entsprechende Dateien deshalb auf geeignete Plattformen gespielt und am Zielort eingebettet oder verlinkt statt hochgeladen werden. Als Plattformen bieten sich hierfür SWITCHtube oder YouTube an. 

Videos und Audio können von weiteren Personen direkt auf diesen Plattformen angeschaut bzw. angehört werden. Was aber ist die Lösung, wenn man grosse Dateien anderen Typs mit jemandem teilen möchte?  

Zur unkomplizierten Weitergabe grosser Dateien wird für Hochschul-angehörige SWITCHfilesender empfohlen. Einzelne Dateien bis zu einer Grösse von 50 GB bleiben innerhalb von 20 Tagen durch den E-Mailempfänger herunterladbar. Wird die Datei «abgeholt», erhält der oder die Absender:in eine Bestätigung über die Abholung.  

Nutzergruppen ausserhalb der Hochschule – wie z.B. Praxislehrpersonen – können kommerzielle Alternativen wie SwissTransfer oder WeTransfer verwenden. 

Hinweis: Im Text stand ursprünglich, dass mit dem SWITCHfilesender nur eine Datei pro Versand verschickt werden kann. Dies wurde in der neuesten Version angepasst. Mehre Dateien können auf einmal verschickt werden und "Zippen" ist nicht mehr notwendig.

Soll kollaborativ an (grossen) Dateien gearbeitet werden, empfiehlt sich das Teilen von Dateien oder Ordnern via Cloud (z.B. via OneDrive, SWITCHdrive oder direkt in Programmen wie Word, Powerpoint etc.). Der Link zu den jeweiligen Dateien oder Ordnern kann einfach per Mail versendet werden. Das erspart das Versenden von Dateien. Wichtig ist hierbei, vor dem Versand eines Links die Freigabeeinstellungen entsprechend anzupassen: Soll der Empfänger nur ansehen oder auch bearbeiten und / oder herunterladen können?

Ausführliche Informationen zum Bereitstellen und Transfer von Daten finden sich unter https://digileb.phbern.ch/medien-gestalten-und-nutzen/medien-nutzen-teilen/. 

Noch Fragen offen? Stelle sie uns in den Kommentaren oder kontaktiere uns via Mail an digileb@phbern.ch!  

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